Die interne Unternehmenskommunikation ist ein wesentlicher Faktor für den Erfolg eines Unternehmens oder einer Organisation. Sie beeinflusst die Zusammenarbeit, die Motivation, die Produktivität und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Doch wie kommuniziert man intern richtig? Welche Regeln und Tipps sollte man beachten, um eine effektive und respektvolle Kommunikation im Unternehmen zu gewährleisten? In diesem Blogbeitrag erfahren Sie die wichtigsten Do‘s and Don‘ts in der internen Unternehmenskommunikation.
Interne Unternehmenskommunikation – eine Begriffsdefinition
Grundsätzlich wird die interne Unternehmenskommunikation so definiert, dass sie sämtliche kommunikative Prozesse umfasst, die sich in einem Unternehmen zwischen allen Mitarbeitenden verschiedener Abteilungen und Hierarchiestufen abspielen. Dies kann von Alltags- bis hin zu Krisensituationen führen. Die interne Unternehmenskommunikation soll dafür sorgen, dass das Wissen, die gemeinsamen Werte und Unternehmensziele für das gesamte Personal zugänglich und darüber hinaus auch erlebbar sind.
Ziele der internen Unternehmenskommunikation
Um effizient intern zu kommunizieren, sollten Sie in Ihrem Unternehmen eindeutige Ziele und klare Zielgruppen definieren. Folgendes sind die 4 Hauptziele der internen Unternehmenskommunikation:
Information
Ihr Personal muss adäquat informiert werden. Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Mitarbeitenden die richtigen Informationen zur richtigen Zeit am richtigen Ort erhalten, damit sie ihre Aufgaben im Unternehmen erfüllen können.
Aktivierung der Mitarbeitenden
Informationen und vor allem Wissen sollte gewonnen, gemeinsam erarbeitet und weiterentwickelt werden. Durch die richtige Kommunikation können Sie Ihre Mitarbeitenden aktivieren, sich auszutauschen und das Wissen gemeinsam zu erarbeiten.
Commitment
Durch gute Kommunikation können Sie Ihre Mitarbeitenden ans Unternehmen binden und in die Organisation integrieren.
Aussenwirkung
Die Mitarbeitenden selbst sind die wichtigsten Botschafter Ihres Unternehmens. Sorgen Sie dafür, dass Ihnen stets die richtigen Informationen zur Verfügung stehen, damit sie überzeugend über Ihr Unternehmen sprechen können.
Der passende Kommunikationskanal pro Zielgruppe
Sie haben in Ihrem Unternehmen unterschiedliche Zielgruppen: Mitarbeitende, Kunden, Lieferanten, Behörden, usw. Sie können allerdings auch in Ihrer internen Kommunikation schon verschiedene Zielgruppen unterscheiden. So kommunizieren Sie beispielsweise mit Mitarbeitenden im Kader anders als mit operativen Mitarbeitenden. Nicht jede interne Zielgruppe erhält dieselben Informationen zum gleichen Zeitpunkt.
Überlegen Sie sich gut, welche Zielgruppe über welchen Kanal informiert werden soll. Durch die Digitalisierung haben Sie neue Möglichkeiten gewonnen, Ihre Mitarbeitenden transparent zu informieren. Sie können beispielsweise Microsoft SharePoint nutzen, um ein Intranet aufzubauen. Dies fördert nicht nur den Kommunikationsfluss «top down», sondern auch den Wissensaustausch zwischen den verschiedenen Teammitgliedern.
Do’s in der internen Unternehmenskommunikation
- Definieren Sie klare Ziele für die interne Unternehmenskommunikation.
- Überlegen Sie sich, welche interne Zielgruppe über welches Thema in welchem Zeitabstand informiert werden soll.
- Wählen Sie die passenden Kanäle aus, wo Sie welche Zielgruppe am besten erreichen.
- Denken Sie darüber nach, wie Sie eine gute Feedbackkultur und einen offenen Dialog fördern können.
Don’ts in der internen Unternehmenskommunikation
- Wählen Sie nicht nur mediale Kanäle aus, um mit Ihren Mitarbeitenden zu kommunizieren. Der persönliche Kontakt wird trotz der Digitalisierung von den meisten Personen immer noch sehr geschätzt.
- Vermeiden Sie es, dass nur «top down» kommuniziert wird (von höheren Hierarchiestufen herab). Dies kann zu Frustration bei den Mitarbeitenden führen.
- Verzichten Sie auf ein zu starres Kommunikationskonzept. Die Welt ist komplexer denn je, holen Sie sich bei Ihren Mitarbeitenden und anderen internen Zielgruppen Rückmeldung zur internen Unternehmenskommunikation ein, um Ihre Kommunikation laufend zu optimieren.
- Ersparen Sie es sich, nur Kommunikationskanäle zu wählen, welche von einer zentralen Stelle «gefüttert» werden müssen. Setzen Sie auf Interaktion zwischen den Mitarbeitenden, indem Sie Ihnen Plattformen zur Verfügung stellen, wo einfach und schnell kommuniziert werden kann. Wir können Ihnen dazu Microsoft Teams empfehlen.
Ein Beispiel
In unserem Unternehmen ist ein aktuelles Thema, dass wir die Erfolge zu wenig feiern. Dies beginnt mit der richtigen Kommunikation. Wir möchten zukünftig Erfolge besser kommunizieren, um unseren Mitarbeitenden mehr Wertschätzung entgegen zu bringen (Ziel). Die Mitarbeitenden sind also das Zielpublikum der Kommunikation.
Unter Erfolge verstehen wir beispielsweise, ein abgeschlossenes Projekt, der Erhalt eines neuen Auftrags, das Bestehen einer Microsoft Zertifizierung oder dass unsere Revision und AHV-Kontrolle erfolgreich verliefen.
Als ersten Schritt überlege ich mir, welche Kommunikationskanäle mir zur Verfügung stehen. In unserem Fall sind es folgende mediale: Mail, Microsoft Teams Chat, Intranet auf Microsoft SharePoint. Persönlich nutzen wir die Pause und Sitzungen, um zu kommunizieren. Bis heute wurden die Erfolge oftmals in der Pause kommuniziert, was jedoch nicht der richtige Kommunikationskanal ist, weil häufig nicht alle Mitarbeitenden zeitgleich in der Pause sind. Hinzu kommt, dass wir noch eine zweite Geschäftsstelle in Villmergen AG haben. Es wäre für uns am sinnvollsten, Erfolge als Intranet-News mit allen Mitarbeitenden zu teilen und in der nächsten Wochensitzung am Montagmorgen auch noch einmal darüber zu sprechen. So werden alle Mitarbeitenden am besten erreicht.
Fazit
Interne Unternehmenskommunikation ist etwas sehr individuelles. Sie sollten sich überlegen, welche Ziele Ihr Unternehmen mit der Kommunikation verfolgt und welche internen Zielgruppen welche Informationen zu welchem Zeitpunkt erhalten sollen. Sie können für Ihre interne Unternehmenskommunikation digitale Plattformen und mediale Kanäle verwenden, allerdings sollte auch der persönliche Kontakt nicht zu kurz kommen.
