In der heutigen Unternehmenswelt sind Werte wie Zusammenarbeit und Wissensaustausch zentral. Wie fördern Sie in Ihrem Unternehmen die Zusammenarbeit und den Austausch zwischen den Mitarbeitenden? Ich empfehle Ihnen, dazu ein Intranet zu verwenden. In diesem Blogbeitrag erläutere ich, wieso ich der Meinung bin, dass jedes Unternehmen ein Intranet braucht.
Interne Unternehmenskommunikation im Wandel
Die interne Unternehmenskommunikation hat sich mit der zunehmenden Digitalisierung und der Entwicklung der letzten Jahre stark verändert.
Unternehmen hatten früher viele hierarchische Ebenen, weshalb man intern von Top-Down- und Bottom-Up-Kommunikation sprach. Die Top-Down-Kommunikation erfolgt von der Unternehmensleitung oder Führungsebene nach unten. Es werden Informationen, Richtlinien, strategische Entscheidungen und Unternehmensziele von der Geschäftsleitung an die Mitarbeitenden kommuniziert. Bei der Bottom-Up-Kommunikation geht es um den Informationsfluss von den Mitarbeitenden zur Führungsebene: Durch Mitarbeitergespräche oder -umfragen können sie ihre Vorschläge oder Anliegen den Vorgesetzten mitteilen.
Die Art und Weise, wie Menschen arbeiten, hat sich in den letzten Jahren weiterentwickelt. Technologische Fortschritte ermöglichen es den Mitarbeitenden, flexibler und ortsunabhängiger zu arbeiten. Viele Unternehmen haben in den letzten Jahren ihre Hierarchien flacher gemacht, um flexibler, agiler und reaktionsschneller zu sein. Dazu musste sich auch die interne Unternehmenskommunikation weiterentwickeln und es entstand die sogenannte «horizontale Kommunikation». Sie ermöglicht den Austausch von Informationen, Wissen und Ideen zwischen den Teammitgliedern oder Kollegen. Horizontale Kommunikation kann informell sein, beispielsweise durch persönliche Gespräche, Team-Meetings oder Chats in Instant-Messaging-Plattformen. Sie kann aber auch formeller gestaltet sein, beispielsweise durch die Nutzung von Projektmanagement-Tools, Intranet-Foren oder Kollaborationsplattformen. Horizontale Kommunikation fördert die Zusammenarbeit, den Wissensaustausch und die Teamarbeit innerhalb des Unternehmens.
Was ist ein Intranet?
Ein Intranet ist eine interne Webseite, die innerhalb einer Organisation zur Erleichterung der Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitenden, Abteilungen und Bereichen genutzt wird. Im Gegensatz zum Internet, das ein öffentliches, für jedermann zugängliches Netz ist, ist ein Intranet nur für autorisierte Benutzer innerhalb des Unternehmens zugänglich.
Der Hauptzweck eines Intranets besteht darin, den Mitarbeitenden einen einfachen Zugang zu Unternehmensressourcen und -informationen, wie z. B. Unternehmensrichtlinien, Verfahren und Formularen, sowie Zugang zu internen Kommunikationsmitteln wie E-Mail, Chat und Foren zu bieten. Intranets können auch für die Zusammenarbeit genutzt werden, z. B. für das Projektmanagement, die gemeinsame Nutzung von Dokumenten und die Teamkommunikation.
Auf Intranets kann mit Standard-Webbrowsern zugegriffen werden, und sie sind oft so gestaltet, dass sie dem Internet ähneln, mit benutzerfreundlichen Oberflächen und Suchfunktionen. Die Sicherheit ist eine wichtige Komponente des Intranet-Designs, und der Zugang wird in der Regel durch die Verwendung von Benutzer-IDs und Passwörtern, Firewalls und anderen Sicherheitsmassnahmen auf autorisiertes Personal beschränkt.
Welche Vorteile bietet das Intranet?
1. Effiziente Kommunikation & Zusammenarbeit
Ein Intranet ermöglicht es den Mitarbeitenden, Informationen schnell und einfach auszutauschen. Es bietet meist eine zentrale Plattform für die interne Kommunikation und das vereinfachte Zusammenarbeiten an Dokumenten und Projekten. Im Gegensatz zur Kommunikation per Mail ist die interne Kommunikation per Chat einfacher, schneller und benutzerfreundlicher. Die Mitarbeitenden und Vorgesetzten können direkt sehen, ob ihre Nachricht zur Kenntnis genommen wurde. Die Interaktion wird durch die Verwendung von Smileys & Emojis erleichtert.
2. Zentrale Informationsquelle
Das Intranet dient als Anlaufstelle für Unternehmensinformationen. Mitarbeitende können von dort aus auf sämtliche Ressourcen, Leitfäden, interne Richtlinien und Schulungsunterlagen des Unternehmens zugreifen. Dies erleichtert die Informationsbeschaffung. Es wird vermieden, dass wichtige Informationen in diversen Systemen verstreut oder per E-Mail kommuniziert werden.
3. Wissensmanagement und internes Lernen fördern
Ein Intranet ermöglicht es Unternehmen, ihr internes Wissen zu organisieren und zu teilen. Durch die Bereitstellung von Wissensdatenbanken, Schulungsmaterialien und internen Schulungen in Form von Webinaren können Mitarbeiter ihr Wissen erweitern und voneinander lernen. Dies fördert eine Lernkultur und trägt zur kontinuierlichen Verbesserung bei.
4. Stärkung der Unternehmenskultur
Ein Intranet kann dazu beitragen, die Unternehmenskultur zu stärken. Unternehmen können über das Intranet Unternehmensnachrichten, Erfolgsgeschichten, Unternehmenswerte und Unternehmensveranstaltungen kommunizieren. Dadurch fühlen sich die Mitarbeiter stärker mit dem Unternehmen verbunden und identifizieren sich stärker mit dessen Zielen und Werten.
5. Bessere Krisenkommunikation & Veränderungsmanagement
Interne Kommunikation spielt eine entscheidende Rolle bei der Bewältigung von Krisen und Veränderungen im Unternehmen. In Zeiten des Wandels oder in Notfallsituationen ist es wichtig, dass Mitarbeiter umfassend informiert werden, um Unsicherheit und Spekulationen zu vermeiden. Eine klare und offene Kommunikation hilft den Mitarbeitern, Veränderungen zu verstehen, anzunehmen und aktiv daran mitzuwirken.
Fazit
5 Gründe, warum Ihr Unternehmen ein Intranet braucht …
- … damit Ihre Mitarbeitenden immer «up-to-date» sind.
- … damit Sie Ihre Ressourcen effizient nutzen.
- … damit Sie Ihre Unternehmenskultur stärken.
- … damit Sie den Wissenstransfer in Ihrem Team fördern.
- … damit Sie das Engagement Ihrer Mitarbeitenden verbessern.
Der Aufbau und Betrieb eines Intranets ist natürlich auch mit einem gewissen Aufwand verbunden. Wir empfehlen unseren Kunden, dabei schrittweise vorzugehen. Es ist wichtig, dass Sie Ihr Intranet so aufbauen, wie es für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist. Am besten beziehen Sie die verschiedenen Abteilungen des Unternehmens in den Prozess mit ein. Nur so kann und wird Ihr Intranet dann auch optimal genutzt. Um Ihre Kosten möglichst gering zu halten, können Sie als Intranet SharePoint von Microsoft benutzen, welches in der Business-Lizenz schon enthalten ist.
