Kennen Sie die Situation noch, als die Kreditkartenabrechnung einen guten Monat später jeweils für Böse Überraschungen sorgte? Zum Glück sind wir heute in der Lage, den Belastungsstand unserer Kreditkarte über entsprechende Apps in Echtzeit zu verfolgen. Böse Überraschungen mag niemand, weder im privaten noch im Geschäftskontext. KPIs sollen uns helfen, solche Überraschungen zu vermeiden. In der Management Lehre haben Key Performance Indicators, kurz KPIs, einen hohen Stellenwert – zu Recht, wie wir finden. In diesem Blogbeitrag erfahren Sie, wie KPIs definiert werden und wieso diese wichtig für Ihr Unternehmen sein können.
Was sind KPIs?
Key Performance Indicators sind Kennzahlen, die verwendet werden, um den Erfolg oder die Leistung einer bestimmten Aktivität, eines Projekts oder eines Unternehmens zu messen und zu bewerten. KPIs können Sie auf verschiedenen Ebenen wie Finanzen, Marketing, Vertrieb, Projektmanagement und Personalmanagement erfassen. Einige häufig verwendete KPIs sind beispielsweise Umsatzwachstum, Kundenbindung, Mitarbeiterzufriedenheit oder Website-Traffic. Durch diese Kennzahlen können Sie Ziele setzen und Ihre Fortschritte verfolgen, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen auf dem richtigen Weg ist. Dies erlaubt Ihnen, notwendige Massnahmen frühzeitig zu ergreifen, um das gewünschte Ergebnis zu erreichen.
Wie kann ich KPIs definieren?
Sie können KPIs definieren, indem Sie sich zuerst Gedanken darüber machen, welche Aktivitäten gemessen werden sollen. Meistens hängt dies von den Zielen und Strategien des Unternehmens ab. Danach gilt es, passende Kennzahlen zu finden, die zur Messung der Leistung beitragen. Hier gibt es oft verschiedene Möglichkeiten. Es ist deshalb entscheidend, die für Sie besten Indikatoren auszuwählen. Diese Kennzahlen sollten Sie so definieren, dass sie einfach und präzise gemessen werden können. Hierzu kann es notwendig sein, die Daten aus verschiedenen Quellen zusammenzuführen oder anzupassen, um sie vergleichbar zu machen. Schliesslich sollten Sie Ihre definierten KPIs regelmässig auswerten, um so eine kontinuierliche Leistungsüberwachung zu gewährleisten und die Ergebnisse gegebenenfalls anzupassen.
Ein Beispiel:
Ein Ingenieur-Büro will seine Produktivität monitoren. Der Produktivitätsindex pro Mitarbeiter lässt sich durch Teilung der Anwesenheitsstunden durch die verrechenbaren Stunden ermitteln. Abweichungen zur gewünschten Produktivität lassen sich von Woche zu Woche oder unter den Mitarbeitenden vergleichen.
Gibt es generische KPIs, die ich übernehmen kann?
Es gibt tatsächlich generische KPIs, wie beispielsweise die Fluktuationsrate oder der Cashflow. In der Praxis sehen wir aber, dass sich Unternehmen für ihre Management-Cockpits spezifischere Kennzahlen wünschen. Wenn ein Unternehmen zum Beispiel den Deckungsbeitrag monatlich auswerten und mit dem Vormonat oder dem Vorjahr vergleichen möchte, bedingt dies, dass regelmässig und Monatsgenau abgegrenzt wird. Abhängig von der Art des Unternehmens ist dies nicht so einfach. Eine Handelsfirma wird in der Regel weniger ein Problem damit haben als eine Firma mit Grossprojekten, die für diese Betrachtung monatlich die Leistungen bewerten und abgrenzen muss.
Weshalb sollte ich KPIs definieren?
Stellen Sie sich vor, Sie haben in Ihrem Management Cockpit 5 bis 10 Werte, die grün, orange oder rot sein können. Solange alle Anzeigen auf grün sind, müssen Sie nichts unternehmen. Sobald sich eine Farbe ändert, wissen Sie, dass Sie als Führungsperson gefordert sind. Je früher Sie die unerwünschte Entwicklung erkennen, umso mehr Zeit bleibt ihnen zu reagieren, bevor es, im schlimmsten Fall, zu spät ist.
Fazit
Aus Erfahrung hat jede und jeder seine persönlichen Kennzahlen – wenn es uns gelingt, diese zu Gunsten der Unternehmung zu standardisieren und auf entsprechenden Cockpits zu vereinen, vereinfachen wir die Führbarkeit in anspruchsvollen Situationen und erhöhen die Früherkennungsrate von unerwarteten Ereignissen.
